Mail Merge merupakan fitur yang dapat anda manfaatkan untuk membuat surat yang ditujukan untuk banyak orang tanpa harus mengetik satu persatu atau surat massal. Pada tips Belajar Sambil Berbagi Ilmu kali ini saya akan memberi sedikit ulasan mengenai Cara Membuat Mail Merge Dari Excel ke Word dimana cara ini saya anggap sedikit lebih praktis dibandingkan dengan tutorial lainnya.
Persiapan :
- Dokumen Utama, terlbih dahulu anda harus menyiapkan format surat terlbeih dahulu di Microsoft Word.
- Sumber data, file yang akan anda gunakan untuk menyimpan data orang-orang yang anda kaitkan dengan Microsoft Word. Sumber data ini sendiri anda harus membuatnya di Microsoft Excel.
Kenapa harus menggunakan Microsoft Excel? Bukankah Microsoft Access juga bisa?
- Lebih mudah dalam mengontrol data
- Mudah dalam menambah ataupun mengurangi data
Langkah-langkah
Pada contoh ini saya hanya membuat contoh secara garis besar dan tidak bertujuan untuk memberikan contoh atau format surat yang baik dan benar.
Step 1 - Buat file sumber data atau source data di Microsoft Excel
Step 2 - Siapkan format surat, pada contoh surat dibawah ini untuk Nomor Surat, Tujuan dan Alamat akan kita ambil dari Source Data Microsoft Excel.
Kedua dokumen diatas saya simpan dalam satu folder
Step 3 - Menghubungkan Microsoft word ke Microsoft Excel
- Pada Buka Maillings Microsoft Word
- Kemudian Start Mail Merge
- Klik Select Recipents
- Pilih Use Existing List lalu cari dokumen Excel tadi
- Setelah itu akan muncul kotak dialog Select Table, jika data tersebut anda buat dalam Sheet 1 maka pilih Sheet 1.
- Langkah berikutnya tempatkan cursor pada 001, di blok ataupun dihapus angka tersebut tidak menjadi masalah karena disini saya hanya memberi contoh saja. Masih dalam Tab Malillings klik Insert Merge Field lalu pilih Nomor Surat. Lakukan langkah yang sama untuk Tujuan dan Alamat.
- Jika semuanya sudah selesai anda bisa melihat hasilnya dengan cara Klik Preview Result
- Jika sudah sesuain tahap akhir yaitu klik Finish Merge, Edit Individual Documents dan pilih Currernt record.